Le mode de répartition des fonctions décrit ci-dessus n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

4.2 Frais et dépenses engagés par les membres du Bureau

Sauf mission particulière décidée par le Bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante du Club. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.

Les dépenses engagées par les membres du Club pour son fonctionnement administratif ne sont remboursées que sur décision du Bureau.

Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration du Club.

4.3- Tenue des registres et fichiers

Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Bureau et des Assemblées Générales sont rédigés, diffusés et archivés par le Secrétariat.

La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Chargé des Finances. 
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 Décembre de l’année.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétariat. Il est consultable par l’ensemble des membres du Club.

4.4 - Règles de correspondance du Club

Le Président, le Vice-président, et le Chargé des Finances sont seuls habilités à signer la correspondance administrative du Club dans la mesure où elle est non seulement conforme aux statuts, mais correspond aux tâches définies par le règlement intérieur.

La lecture du courrier est seulement réservée aux membres du Bureau.

Les courriers et réponses aux courriers doivent être consignés dans un registre de gestion dédié.